用件は簡潔にまとめて伝える

2016年08月24日

重要な用件ほど短く

用件は簡潔に伝えよう

大事なプレゼンや上司への報告をする時は、相手に話の内容が伝わらなければ意味がありません。用件をきちんと伝えたい時は、「短く簡潔な言葉を使う」ことが大切です。何かを説明する時は、できるだけ文章を短く、相手が理解しやすい言葉を選ぶようにしましょう。「これは○○です」「○○があります」「期日は○○日です」など、短すぎるくらいの文章が良いでしょう。「いただいた文章の中に不備とみられる点があり、私なりに修正点をまとめてみたのですが…」と言っても、何を言いたいのか言われたほうは分かりません。短く簡潔に「修正個所があります」と言ったほうが相手に用件が伝わりやすいでしょう。
同じように「先日起きました出来事を整理した文章をまとめてみましたので…」と言うよりも、「これは報告書です」と言ったほうが相手に伝わりやすいでしょう。自信がない時や相手を怒らせたくない時に遠回しな表現になりがちです。報告やプレゼンの前には、きちんと下準備をし、自信を持って用件を伝えるようにしましょう。

まず箇条書きにしよう

複雑な状況を説明する時はまずメモなどに箇条書きにしてみると良いでしょう。区切りがあるので見やすく、説明に必要な要素がいくつあるのかが一目瞭然です。例えば仕事上でトラブルが起きたことを上司に伝える前に用件をメモに箇条書きにしましょう。
「先方が期日を勘違いしていた」
「期日までに納品は可能」
「ミスの原因の調査は、納品後の予定」
などと箇条書きすると、説明をする時に言うべきこと分かりやすくなります。またこの時に要点の数を先に伝える方法があります。上記の例ですと、伝えるべきポイントは3つになります。「伝えたいポイントが3点あります」と前置きして話を始めると、聞く側の心の準備がしやすくなるでしょう。

結論から先に言おう

何かの説明をする時は、「結論」から先に言うことが大切です。特に重要な用件ほど結論から伝えることが大切になります。先ほどのトラブルの例でもそうです。トラブルが起きた場合に上司が知りたいのは、「結局どうなるのか」という「結論」です。結論である「期日までに納品可能」ということを先に言いましょう。「トラブルが起きましたが、期日までに納品可能です」と報告をすれば、上司は安心して話を聞けます。
逆に「このままでは納品に間に合いそうにないので、アドバイスをお願いします」と報告すれば、上司は覚悟をして話を聞けます。長々と必要のない説明をした後に結論を話すと、結局問題がない場合は無駄に上司をハラハラさせることになりますし、問題がある時は説明の時間だけ対策を取るのが遅れてしまうことになります。どちらにせよ聞く相手に良い印象を与えないので避けましょう。